Báo cáo về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên sau một năm thành lập

1.1. Đặc điểm đơn vị

1.1.1. Tên đơn vị:

- Tên tiếng Việt: Trung tâm Hỗ trợ sinh viên và Quan hệ doanh nghiệp

- Tên tiếng Anh: Center for Student Assistance and Corporate Relations

1.1.2. Đặc điểm đơn vị: Trung tâm Chức năng của nhà trường

1.1.3. Năm thành lập: 29/3//2012.

1.2. Cơ cấu và tổ chức nhân sự

1.2.1. Ban Giám đốc

- Giám đốc: Lê Công Đức, trình độ đào tạo: Thạc sĩ Quản lý giáo dục.

- Phó Giám đốc: Đoàn Văn Minh, trình độ đào tạo: Thạc sĩ Giáo dục học.

1.2.2. Chi bộ

- Sinh hoạt ghép tại Chi bộ Phòng Công tác chính trị và HSSV

- Số lượng Đảng viên hiện nay: 03

1.2.3. Công đoàn bộ phận

- Sinh hoạt ghép tại Công đoàn Phòng Công tác chính trị và HSSV

- Số lượng đoàn viên công đoàn: 05

1.2.4. Tổng số cán bộ viên chức của đơn vị:

- Trước ngày 01/7/2012: 04 cán bộ

- Từ 01/7/2012: bổ sung thêm đồng chí Nguyễn Thế Giang

- Tổng số cán bộ hiện tại: 05 người.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG

2.1. Chức năng, nhiệm vụ

2.1.1. Chức năng:

Tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường tổ chức và quản lý các hoạt động tư vấn, hỗ trợ sinh viên; là đầu mối kết nối giữa nhà trường với doanh nghiệp nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, thực hiện mục tiêu đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội.

            2.1.2. Nhiệm vụ:

            2.1.2.1. Tổ chức các hoạt động tư vấn cho học HSSV

- Tổ chức các hình thức tư vấn cho người học về những vấn đề liên quan đến pháp luật, chế độ, chính sách, những vấn đề của cuộc sống;

- Tư vấn, hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc cho HSSV về nội quy, quy chế, nội dung, chương trình đào tạo, các vấn đề về học tập cho HSSV;

- Tổ chức tư vấn, quảng bá tuyển sinh thông qua việc thiết lập các mối quan hệ hợp tác với doanh nghiệp, các đơn vị; thông qua hoạt động thực tập, kiến tâp và các hoạt động tổ chức sự kiện khác…

- Tư vấn, hướng nghiệp cho sinh viên về cơ hội việc làm, các kiến thức, kỹ năng cần có trước và sau khi ra trường; cung cấp những thông tin định hướng cho HSSV tìm kiếm học bổng, du học…

2.1.2.2. Phối hợp đào tạo theo nhu cầu xã hội

- Thiết lập và mở rộng quan hệ giữa Trường Đại học Vinh với các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, các địa phương và doanh nghiệp trong việc đào tạo, cung ứng nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội và đáp ứng nhu cầu của địa phương, doanh nghiệp.

- Thông qua các doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động, tiếp nhận thông tin phản hồi của xã hội về sản phẩm đào tạo của Nhà trường để Nhà trường thực hiện việc điều chỉnh chư­ơng trình, nội dung và phương pháp đào tạo nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu nguồn nhân lực của xã hội.

- Phối hợp tổ chức bồi dưỡng cấp chứng chỉ các chương trình ngắn hạn cho cán bộ các địa phương, doanh nghiệp trong những lĩnh vực nhà trường có thế mạnh và địa phương, doanh nghiệp có nhu cầu. Phối hợp các đơn vị liên kết tuyển sinh, đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội cho các đối tượng người học theo các quy định hiện hành.

2.1.2.3. Tổ chức các hoạt động đào tạo kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ

Phối hợp với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài trường để tổ chức đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng mềm phục vụ các nhu cầu thiết yếu của sinh viên.

2.1.2.4. Tổ chức các hoạt động kiến tập, thực tập nghề cho sinh viên ngoài sư phạm

- Là đầu mối phụ trách công tác kiến tập, thực tập nghề cho sinh viên các ngành ngoài sư phạm. Chủ động làm việc với các cơ quan, doanh nghiệp để liên hệ cho sinh viên thực hành, kiến tập, thực tập nghề. Phối hợp với các khoa đào tạo giới thiệu, bố trí và quản lý hoạt động kiến tập, thực tập nghề của sinh viên.

- Xây dựng quy chế phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Nhà trường để tổ chức và quản lý hoạt động kiến tập, thực tập nghề cho sinh viên.

2.1.2.5. Tổ chức các chương trình việc làm cho sinh viên

- Phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức các hội thảo, hội nghị và ngày hội việc làm theo kế hoạch định kỳ và thường xuyên nhằm kết nối sinh viên với các nhà tuyển dụng, thiết lập hệ thống thông tin hai chiều giữa nhà trường với các doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội.

- Tổ chức các hoạt động giao lưu, hợp tác nhằm tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa Nhà trường, người học với các cơ quan, doanh nghiệp và đơn vị tuyển dụng.

- Xây dựng dữ liệu sinh viên tốt nghiệp hàng năm cung cấp cho các đơn vị tuyển dụng.

- Tổ chức giới thiệu việc làm bán thời gian và việc làm sau tốt nghiệp cho sinh viên.

2.1.2.6. Tìm kiếm, xây dựng và quản lý các nguồn tài trợ

- Kêu gọi và tìm kiếm các nguồn tài trợ từ các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân để xây dựng thành Quỹ học bổng tài trợ nhằm động viên, khen thưởng cho HSSV xuất sắc, trợ cấp cho HSSV có hoàn cảnh khó khăn vượt khó học giỏi.

- Tổ chức quản lý Quỹ học bổng tài trợ; phối hợp với các đơn vị liên quan, các khoa đào tạo để lựa chọn và cấp phát học bổng tài trợ đến đúng đối tượng.

2.1.2.7. Tổ chức và quản lý các câu lạc bộ đội nhóm đặc thù

- Tổ chức và quản lý các câu lạc bộ đội nhóm như Câu lạc bộ “Mái ấm Trường Vinh”, Câu lạc bộ Gia sư, Câu lạc bộ Khởi nghiệp, Câu lạc bộ sức khỏe sinh sản… nhằm thu hút, tập hợp sinh viên tham gia các hoạt động tập thể, sinh hoạt cộng đồng, giúp sinh viên rèn luyện chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng và có những hoạt động bổ ích trong quá trình học tập tại trường.

- Thành lập và quản lý Câu lạc bộ Tổ chức sự kiện. Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nhà trường tổ chức các hoạt động sự kiện về chính trị, văn hóa, giáo dục theo quy định của pháp luật và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.1.2.8. Kết nối cựu sinh viên, điều tra, khảo sát việc làm sau tốt nghiệp của sinh viên

- Kết nối với cựu sinh viên của nhà trường nhằm tiếp nhận những chia sẻ kinh nghiệm và các đóng góp tinh thần, vật chất để giúp đỡ sinh viên và xây dựng nhà trường.

- Tổ chức khảo sát việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp nhằm thu nhận thông tin khách quan về sản phẩm đào tạo của nhà trường, giúp nhà trường có căn cứ để điều chỉnh trong công tác quản lý, tổ chức đào tạo.

- Xây dựng và lưu trữ lâu dài các dữ liệu về sinh viên tốt nghiệp của nhà trường trong từng khóa học.

2.2. Phân công công việc trong đơn vị

2.2.1. Quy định chung

            2.2.1.1. Quy định này áp dụng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên và Quan hệ doanh nghiệp, thực hiện kể từ ngày 20/7/2012.

2.2.1.2. Ngoài công việc cụ thể được phân công, tùy tình hình cụ thể, lãnh đạo đơn vị sẽ điều động, phân công lại, điều chỉnh công việc trong đơn vị nếu thấy cần thiết.

2.2.1.3. Cán bộ phải nghiêm túc chấp hành:

- Tuân thủ sự phân công, điều động, quán triệt của thủ trưởng đơn vị;

- Chủ động chuẩn bị, lên kế hoạch cho công việc; tìm hiểu kỹ các văn bản, quy định liên quan đến công việc; soạn thảo văn bản, sắp xếp tài liệu, công việc  hợp lý; báo cáo cụ thể, chi tiết khi có yêu cầu của lãnh đạo đơn vị...

- Chủ động phối hợp hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ, hoàn thành mọi công việc được giao đúng tiến độ.

- Hàng tháng phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị bằng văn bản về những nội dung công việc đã triển khai, những tồn tại, khó khăn chưa được giải quyết; công việc dự định thực hiện và những thuận lợi, khó khăn, đề xuất nếu có (báo cáo trước ngày 28 hàng tháng).

2.2.1.4. Cán bộ đi làm muộn giờ hoặc về trước quá 15’ mà không được phép của lãnh đạo đơn vị; cán bộ đi khỏi nhiệm sở không báo cáo và chưa được phép của lãnh đạo đơn vị; cán bộ không hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch sẽ bị xử lý hoặc đề nghị xử lý kỷ luật theo quy định.

2.2.1.5. Khi đến công sở làm việc cán bộ phải mô phạm trong tác phong, trang phục, lời nói; tận tình, chu đáo, hòa nhã trước khách, phụ huynh và HSSV.

2.2.2. Quy định trách nhiệm của cán bộ, phần hành

2.2.2.1. Nhiệm vụ cán bộ lãnh đạo

- Đồng chí Lê Công Đức, Giám đốc:

+ Điều hành chung công việc trong đơn vị. Trực tiếp phụ trách các mảng:

. Công tác cán bộ;

. Công tác tài chính của đơn vị;

. Công tác tư vấn, hướng nghiệp cho người học;

. Công tác đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo cấp chứng chỉ, giấy phép;

. Các tài trợ cho HSSV và cho nhà trường thông qua đơn vị;

. Câu lạc bộ Mái ấm Trường Vinh.

. Phụ trách công tác phát ngôn, giao dịch với lãnh đạo nhà trường và ra ngoài đơn vị.

. Trực tiếp ký, ký nháy các văn bản phát hành ra ngoài đơn vị.

+ Phụ trách các công tác khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

- Đồng chí Đoàn Văn Minh, Phó Giám đốc:

+ Giúp việc cho đồng chí Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước nhà trường các công việc được phân công:

. Công tác thông tin tuyên truyền; đăng bài lên website nhà trường;

. Công tác tìm kiếm, giới thiệu việc làm cho sinh viên;

. Công tác thực hành, kiến tập, thực tập nghề cho sinh viên ngoài sư phạm;

. Công tác đào tạo theo nhu cầu xã hội;

. Tổ chức, quản lý các câu lạc bộ, đội, nhóm;

. Kết nối cựu sinh viên, khảo sát sinh viên tốt nghiệp;

. Theo dõi nề nếp, thi đua của cán bộ đơn vị;

. Hỗ trợ công tác Đảng của Chi bộ.

+ Thay mặt Giám đốc điều hành đơn vị khi Giám đốc đi vắng hoặc ủy quyền.

+ Phụ trách các công tác khác theo sự phân công của đồng chí Giám đốc.

2.2.2.2. Nhiệm vụ của phần hành

- Đồng chí Phạm Thị Quỳnh Như, Chuyên viên:

+ Trực tiếp phụ trách và theo dõi các công việc:

. Tư vấn, trả lời các thắc mắc của HSSV về hồ sơ, thủ tục, quy trình, chế độ chính sách, văn bản...

. Phối hợp đào tạo cấp giấy phép lái ô tô, xe máy cho cán bộ, HSSV;

. Phối hợp đào tạo cấp chứng chỉ các lớp chuyên môn, nghiệp vụ ngắn hạn;

. Phối hợp đào tạo theo nhu cầu xã hội;

. Phụ trách công tác văn phòng: công văn, sách báo; nước uống, văn phòng phẩm; sắp xếp văn phòng...

. Kế toán kiêm thủ quỹ của đơn vị, thực hiện chức trách theo quy định;

. Phụ trách công tác hiếu hỉ trong đơn vị và trong nhà trường;

. Phụ trách Câu lạc bộ Gia sư;

. Phụ trách dịch vụ bán Bảo hiểm ô tô, xe máy cho cán bộ, sinh viên;

. Chuẩn bị các cơ sở vật chất, công tác hậu cần khi có yêu cầu;

. Theo dõi giờ giấc, nề nếp làm việc của các đồng chí cán bộ văn phòng.

+ Phối hợp với đồng chí Nguyễn Thế Giang trong công tác tư vấn về sức khỏe sinh sản, giới tính cho HSSV

- Đồng chí Nguyễn Ngọc Quyến, Chuyên viên

+ Trực tiếp phụ trách và theo dõi các công việc:

. Các chương trình tư vấn, hỗ trợ HSSV về hướng nghiệp, đào tạo kỹ năng;

. Công tác tìm kiếm, xét cấp học bổng tài trợ, trợ cấp cho sinh viên;

. Các chương trình đào tạo kỹ năng sống, kỹ năng mềm;

. Phụ trách câu lạc bộ Tổ chức sự kiện và đội ngũ công tác viên;

. Phụ trách công tác in ấn, tuyên truyền (bandroll, backdrop, banner...)

. Phối hợp tìm kiếm, giới thiệu, theo dõi việc kiến tập, thực tập nghề cho sinh viên ngoài sư phạm;

. Tham dự các giao ban về công tác HSSV, các hội nghị do Đoàn trường, Hội Sinh viên trường tổ chức nhằm tiếp nhận thông tin và triển khai các hoạt động của Trung tâm.

+ Phối hợp đồng chí Phạm Thị Quỳnh Như trong công tác đào tạo cấp giấy phép lái ô tô; công tác tư vấn về hồ sơ, thủ tục, chế độ chính sách cho HSSV.

- Đồng chí Nguyễn Thế Giang, Tập sự chuyên viên

+ Trực tiếp phụ trách và theo dõi các công việc:

. Các chương trình việc làm cho sinh viên, sinh viên tốt nghiêp;

. Phụ trách công tác tư vấn cho HSSV về sức khỏe, giới tính...

. Phụ trách câu lạc bộ Sức khỏe sinh sản;

. Điều tra, khảo sát việc làm của sinh viên tốt nghiệp;

. Công tác thông tin tuyên truyền trên hệ thống bảng báo, bảng tin;

. Phối hợp triển khai các dịch vụ viễn thông, ngân hàng cho cán bộ, HSSV;

. Tìm kiếm và giới thiệu nhà trọ miễn phí cho HSSV;

. Lập sổ theo dõi, quản lý tài sản, thiết bị của đơn vị.

+ Phối hợp đồng chí Phạm Thị Quỳnh Như trong công tác đào tạo, cấp giấy phép lái xe máy. Phối hợp đồng chí Nguyễn Ngọc Quyến trong điều hành đội ngũ công tác viên.

III. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH

(Có bảng báo cáo và các phụ lục kèm theo)

IV. MỘT SỐ HẠN CHẾ VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

4.1. Một số hạn chế

- Là mảng công tác mới, chưa có tiền lệ và cán bộ phần hành chưa được tập huấn hoặc học hỏi kinh nghiệm ở các đơn vị khác nên khi triển khai một số chương trình đôi lúc còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng.

- Dù đã có nhiều nỗ lực nhưng kết quả hoạt động của mảng này vẫn chưa tương xứng với nhu cầu và khả năng thực tế của HSSV, với thế mạnh và mong muốn của nhà trường cũng như chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin và nhu cầu của thị trường việc làm, của các doanh nghiệp, nhà tuyển dụng... Mặt khác, mảng hoạt động này cũng chưa có sự đột phá mạnh mẽ, chưa tạo được dấu ấn rõ rệt trong hoạt động của nhà trường.

4.2. Kiến nghị, đề xuất

- Kính đề nghị nhà trường sớm bố trí cho đơn vị thêm một phòng làm việc vì hiện nay văn phòng của đơn vị chỉ có 1 gian với 4 cán bộ làm việc (chỉ đặt được 3 bàn), trong khi công việc nhiều, thường xuyên phải tiếp xúc, giải quyết thủ tục cho đồng thời nhiều sinh viên.

- Kính đề nghị nhà trường bố trí cho Câu lạc bộ Mái ấm Trường Vinh 01 phòng để sinh hoạt và kinh doanh photocopy, bán văn phòng phẩm vì hiện nay văn phòng làm việc của câu lạc bộ đã bị thu hồi để xây dựng Trung tâm Đảm bảo chất lượng.

- Nhà trường sớm đưa chuẩn đầu ra về kỹ năng mềm vào áp dụng trong thời gian tới.

              GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

                                                                                             ThS. Lê Công Đức